Руководство пользователя (нежилые объекты)

1. Назначение документа

Руководство описывает работу с программным обеспечением «Дворум» на объектах нежилой недвижимости — бизнес-центрах и подобных зданиях, где помещения сдаются организациям-арендаторам. Права там принадлежат организации, а не человеку, и работа управляющей строится вокруг договора аренды, пропускного режима и обслуживания здания.

Работа на жилых объектах (жилые комплексы, коттеджные посёлки, ТСЖ и ТСН) описана в отдельном руководстве — 05-user-guide.md: там другие роли, другие разделы и другой порядок действий. Общее у двух руководств — только вход в систему и профиль пользователя.

Программное обеспечение предоставляется по модели SaaS и работает в браузере; установка на устройство пользователя не требуется.

Роли, описанные здесь:

Состав разделов меню зависит от модулей, подключённых на объекте: неподключённый модуль в меню не показывается. На нежилом объекте по умолчанию работают журнал посетителей, карты сотрудников, организации-арендаторы с договорами, посты охраны, допуски подрядчиков, нормативы заявок, регламентное обслуживание и парковка. Опросы собственников и доска объявлений жителей нежилому объекту не предлагаются: общего собрания у арендаторов не бывает.

2. Начало работы

2.1. Как пользователь попадает в систему

Открытой регистрации нет. Учётная запись создаётся по приглашению, и на нежилом объекте приглашений два уровня:

1. Модератор управляющей организации приглашает администратора организации-арендатора — письмом на адрес контактного лица. Приглашение выписывается в организацию, а не в помещение: офисов у арендатора может быть несколько, а на момент приглашения — ни одного.
2. Администратор организации приглашает своих сотрудников. Кто сегодня работает в компании, знает компания, а не управляющая.
3. Приглашённый открывает ссылку из письма. Ссылка действует 7 дней.
4. Если учётной записи ещё нет — пользователь указывает имя и пароль и подтверждает согласие на обработку персональных данных. Флажок согласия по умолчанию снят; без него регистрация не завершается. Сотрудник организации подтверждает отдельное согласие — на обработку сведений о его работе в организации и о пропускном режиме, который он оформляет на объекте.
5. Если учётная запись уже есть — пользователь входит, и организация добавляется к его учётной записи.

Сотрудники управляющей организации (модератор, ресепшн, инженерная служба) приглашаются тем же письмом, но в объект, а не в помещение и не в организацию; роль выбирается в момент приглашения.

2.2. Вход

Адрес входа — /login. Указываются адрес электронной почты и пароль.

Если сессия ещё действует, страница входа не показывается: пользователь сразу попадает в свой раздел.

Забыт пароль. Ссылка «Забыли пароль?» → адрес электронной почты → письмо со ссылкой. Ссылка действует 1 час и погашается после использования.

Вход охранника выполняется по коду доступа из 16 символов, который выдаёт модератор. Адреса электронной почты и пароля у охранника нет.

2.3. Установка на телефон

Интерфейс устанавливается как приложение:

• Android: меню браузера → «Установить приложение».
• iOS: кнопка «Поделиться» → «На экран „Домой"».

Пошаговая инструкция с иллюстрациями доступна в самом приложении по адресу /install.

2.4. Переключение организации и офиса

Пользователь может работать в нескольких организациях — например, бухгалтер на аутсорсе обслуживает двух арендаторов. В верхней части интерфейса переключается организация, а под ней уточняется офис; выбор сохраняется до следующей смены. Организация без единого офиса тоже видна: договор подписан, ремонт идёт, объявления объекта её уже касаются.

2.5. Профиль

Раздел «Профиль» доступен всем ролям. В нём:

• имя, адрес электронной почты, телефон, смена пароля;
• язык интерфейса (русский по умолчанию; доступны английский, чешский, немецкий, французский);
• тема оформления — светлая, тёмная, системная;
• уведомления: включение push-уведомлений, подключение мессенджера, отключение отдельных категорий (счета, заявки, объявления, посетители, проезд);
• состояние согласий на обработку персональных данных;
• выгрузка своих данных одним файлом;
• удаление учётной записи (с подтверждением паролем).

3. Администратор организации-арендатора

Представитель арендатора. Ему доступен полный набор функций сотрудника плюс приглашение сотрудников, заявки на карты и работа с деньгами организации.

Разделы: Объявления, Пропуска, Посетители, Карты, Допуски, Парковка, Заявки, Счета, Профиль.

3.1. Заказать пропуск посетителю

1. Раздел «Посетители» → «Пригласить гостя».
2. Заполнить поля: имя гостя, при необходимости телефон, организация гостя и государственный регистрационный знак автомобиля.
3. Указать день визита и окно — с какого по какой час гостя ждут.
4. Сохранить. Заявка получает состояние «ожидается».

Что происходит дальше. Когда гость приходит, пост охраны отмечает приход — заявка переходит в «пришёл», а принимающему приходит уведомление «к вам пришли». Принимающий нажимает «Гость у меня», и пост видит, что встреча состоялась: спускаться вниз и расписываться в журнале на стойке не нужно. При уходе пост отмечает «ушёл». Заявку можно отменить, пока гость не пришёл; день прошёл, а гость не появился — заявка закрывается как несостоявшаяся.

Подтвердить встречу может только принимающий — тот, кто заказал пропуск.

Оформляя заявку на другого человека, убедитесь, что он не возражает против передачи своих данных. Напоминание об этом выводится прямо в форме.

Записи журнала посетителей хранятся ограниченный срок, который задаёт управляющая организация, и удаляются автоматически.

3.2. Заказать карты сотрудникам

Постоянный пропуск сотрудника — карта, выписанная организации.

1. Раздел «Карты». Над списком — отчёт: сколько карт по договору положено, сколько занято, сколько осталось.
2. «Заказать карту»: имя сотрудника, должность, телефон. Учётная запись в «Дворуме» ему для этого не нужна.
3. Список сотрудников загружается файлом — CSV до 500 строк. Разобранные строки показываются до отправки: видно, что именно прочитано.
4. Заявка получает состояние «запрошена». Управляющая выдаёт пластик и вносит его номер — карта становится «выдана».

Лимит проверяется на входе. Превышение отвечает цифрами: сколько карт по договору, сколько занято, сколько запрошено. Список на тридцать человек при остатке в пять не проходит целиком — частично он не принимается.

Срока действия у карты своего нет: он равен сроку договора аренды. Продлили договор — продлились карты; закончился — погасли.

Гашение при увольнении делает сам администратор организации: открыть карту → «Погасить» → причина. Писать письмо в управляющую не нужно. Погашенная карта не восстанавливается и не выдаётся повторно — за ней остаётся история проходов. Удалить можно только заявку, поданную по ошибке.

3.3. Заказать допуск подрядчику

Для бригады, которая заходит в здание на отделку или ремонт.

1. Раздел «Допуски» → «Оформить допуск».
2. Указать подрядчика (наименование и ИНН), вид работ — шумные, огневые, отделка, слаботочные или прочие, — и срок работ.
3. Внести бригаду: имя каждого работника и документ, который он предъявит на посту.
4. Отправить. Допуск получает состояние «на согласовании».

Согласуют его двое: управляющая организация отвечает на вопрос «можно ли вообще», инженерная служба — «не заденет ли инженерные системы». Пока нет обеих подписей, допуск не действует. Отдельно отмечается проведённый инструктаж по технике безопасности — без него карты бригаде не выписываются.

Когда согласование пройдено и инструктаж проведён, бригаде выписываются временные карты; лимит карт по договору аренды они не занимают. Закрытие работ или отзыв допуска гасит их.

Данные работников бригады вносит заказчик работ. Предупредите их о передаче сведений и убедитесь, что они не возражают; напоминание выводится в форме.

3.4. Заказать заезд транспорта

Для завоза, вывоза и переезда: рампа одна, и её делят по часам.

1. Раздел «Посетители» → вкладка «Заезды» → «Заказать заезд».
2. Указать цель — завоз, вывоз или переезд, — дату и время, длительность окна из списка.
3. Внести машину: тип, государственный регистрационный знак, габариты; при необходимости — нужен ли грузовой лифт, сколько грузчиков, контакт водителя.
4. Для вывоза заполняется перечень имущества: что именно вывозится.
5. Отправить. Заявка получает состояние «новая» и ждёт решения управляющей.

Согласование обязательно всегда. Управляющая может согласовать на другое окно — это по-прежнему согласование, а не отказ. Отказ сопровождается причиной.

Заезд в нерабочие часы объекта и в выходные согласуется не менее чем за сутки: ночную разгрузку встречает дежурный, и он должен о ней знать. Рабочие часы объекта задаёт управляющая организация.

Закрывает заявку отметка охраны о выезде: машина, заехавшая и не уехавшая, держит окно следующей.

3.5. Подать заявку на обслуживание

1. Раздел «Заявки» → «Создать заявку».
2. Выбрать, о чём заявка: о своём помещении или об общей территории объекта (лобби, паркинг, лифтовый холл, кровля и другие места из справочника объекта). Для общей территории место уточняется словами — например, «у грузового лифта».
3. Указать тему из справочника объекта — отопление и вентиляция, электрика, сантехника, клининг, лифты, связь, пропускной режим, договор, — заголовок и описание.
4. Сохранить. Заявка получает состояние «новая».
5. В карточке заявки видны исполнитель, срок и переписка с управляющей организацией; к комментариям можно приложить до трёх фотографий.
6. Пока заявка «новая», её можно отменить.
7. После перевода в «выполнена» появляется оценка от одной до пяти звёзд и поле комментария. Оценка ставится один раз.

Срок заявки берётся из норматива темы. Если по договору обслуживания на тему установлены сроки реакции и устранения, они проставляются в момент подачи и считаются в рабочих часах объекта — заявка вечера пятницы не «сгорает» за выходные. Тема без норматива сроков заявке не даёт.

Если тема платная, управляющая составляет по заявке смету: состав работ и итог. Заявитель её принимает или отклоняет; принятая смета попадает в счёт.

Заявку о своём помещении видят сотрудники организации и представители управляющей. Заявку об общей территории видят все пользователи объекта.

3.6. Парковка

Раздел «Парковка» показывает две вещи:

• гостевая квота на сегодня — сколько гостевых машин в день положено организации по договору, сколько занято и сколько осталось;
• машиноместа организации — закреплённые по договору и именные абонементы сотрудников, с госномерами и сроками.

Действий в разделе у арендатора нет: место — актив управляющей организации, закрепляет и снимает его она.

Гостевую квоту расходует пропуск на автомобиль, выписанный на офис организации, и расходует на каждый день своего периода. Пеший гость квоту не трогает. Когда квота исчерпана, пропуск не оформляется, а отказ называет день, занятое и лимит. Квота не оговорена в договоре — ограничения нет.

3.7. Счета, дебиторка и акт сверки

Плательщик на нежилом объекте — организация, а не помещение: у арендатора может быть три офиса и один счёт.

1. Раздел «Счета». Вверху — сумма к оплате, ниже — расчётные периоды.
2. Открыть период → скачать квитанцию и приложенные документы.
3. Реквизиты получателя платежа и номер договора показаны отдельным блоком; оплата выполняется в банке по этим реквизитам.
4. После оплаты счёт можно отметить оплаченным. Отметка не заменяет поступление: задолженность пересчитывается, когда управляющая организация вносит платёж в реестр.
5. Акт сверки за период организация формирует сама: сальдо на начало, обороты, сальдо на конец. Форма печатается из браузера, те же данные выгружаются в файл CSV. Писать в управляющую ради выписки не нужно.

Платёж с указанным периодом относится на него; платёж без периода гасит долги от старых к новым, а остаток учитывается как аванс.

3.8. Пригласить сотрудника

1. Раздел «Профиль» либо карточка организации → «Пригласить сотрудника».
2. Указать адрес электронной почты.
3. Приглашённый получает письмо со ссылкой (действует 7 дней) и после регистрации становится сотрудником организации.

Сотрудник видит все помещения своей организации: права даёт организация, а помещение — только адрес, за который она платит.

4. Сотрудник арендатора

Сотрудник пользуется тем же интерфейсом, что и администратор организации, со следующими отличиями:

Сценарии совпадают с разделом 3 настоящего руководства.

5. Модератор

Модератор — сотрудник управляющей организации. Он работает со всем объектом, а не с одной организацией.

Разделы: Дашборд, Объявления, Заявки, Регламенты, Показания, Счета, Пропуска, Посетители, Карты, Допуски, Парковка, Помещения, Арендаторы, Договоры, Охрана, Настройки, Профиль.

5.1. Дашборд

Стартовая страница: заявки по статусам и темам, среднее время закрытия, доля нарушенных нормативов, пропуска и визиты за 30 дней, доля оплаченных счетов текущего периода.

5.2. Помещения: здания, этажи, офисы

1. Раздел «Помещения» → «Создать»: здание, этаж, номер офиса, площадь. Адрес помещения на нежилом объекте собирается из трёх частей — «Здание А, 3 этаж, офис 301», — и по нему же ищет пост охраны.
2. Помещения заводятся и диапазоном: «офисы 301–320» разворачиваются в отдельные записи.
3. Карточка помещения показывает текущего арендатора и историю занятости — кто и когда его занимал.

Номер договора в карточке не правится вручную: он приходит из договора аренды (раздел 5.4) и служит для сопоставления с бухгалтерской системой.

5.3. Арендаторы

1. Раздел «Арендаторы» → «Создать»: полное наименование, короткое (его читает охрана на посту), ИНН, КПП, ОГРН, юридический и почтовый адрес, банковские реквизиты плательщика.
2. Контактные лица заводятся по функции, а не по должности: руководитель, менеджер, бухгалтер. По функции же адресуются уведомления — счёт бухгалтеру, авария руководителю, пропуска и заявки менеджеру. Вкладка «Уведомления» на карточке показывает, кто из контактов что получает.
3. Состояние организации: «въезжает», «работает», «съехал». Между подписанием договора и выходом сотрудников проходят недели ремонта: арендатору уже нужны допуски подрядчиков, но ещё не нужны счета.
4. Внутренняя заметка модератора арендатору не видна.

Съехавший арендатор не удаляется: за ним остаются заявки, проезды и деньги. Удаление предусмотрено для ошибки ввода.

5.4. Договоры аренды

1. Раздел «Договоры». Открывается на отборе «заканчиваются» — это и есть вопрос, ради которого раздел открывают.
2. «Создать договор»: организация, номер, срок с и по, площадь по договору, помещения, лимит карт, гостевая квота парковки. Скан договора прикладывается файлом PDF.
3. За 90, 60 и 30 дней до окончания приходит напоминание: предупредить о непродлении, договориться о ставке, искать замену.
4. Договор, по которому выписаны действующие карты, удалить нельзя. Закончившийся договор тоже не удаляется — по нему читается история помещения.

Из договора растёт остальная работа модуля: срок карт, их лимит и гостевая квота парковки берутся отсюда.

5.5. Заселение и выезд арендатора

Заселение. Карточка арендатора → «Заселить»: помещения, договор, лимит карт и приглашение администратору организации. Помещение, занятое другой организацией, заселить нельзя — сначала оформляется выезд прежней.

При заселении заполняется чек-лист приёмки — перечень пунктов задаёт управляющая организация в настройках объекта; отметки сохраняются по нажатию.

Выезд. Карточка арендатора → «Оформить выезд». Перед подтверждением показывается, что именно произойдёт: сколько пропусков будет отозвано, сколько карт погашено, сколько сотрудников потеряет доступ, какие помещения освободятся и сколько машиномест вернётся в оборот. Всё это выполняется одной операцией.

Финальные показания снимаются до выезда — либо они переданы, либо модератор отмечает, что снимет их позже. Не сняв их сейчас, за прошлого арендатора заплатит следующий.

Деньги при выезде не трогаются: долг съехавшего остаётся долгом съехавшего, а новый арендатор въезжает в помещение с чистым сальдо.

5.6. Журнал посетителей и заезды

Раздел «Посетители» — две вкладки:

1. Посетители. Все визиты объекта с отбором по дню, зданию, этажу и арендатору. Из панели визита ставится отметка прихода и ухода — например, когда гостя встречают на стойке, а не на посту. Кнопка выгрузки формирует файл CSV.
2. Заезды. Заявки на транспорт: согласовать, согласовать на другое окно или отказать с причиной. Заезд в нерабочие часы требует согласования не менее чем за сутки.

Согласование заезда — право модератора: разгрузку разрешает тот, кто отвечает за нерабочие часы.

5.7. Карты сотрудников

Раздел «Карты» — один экран на три стороны: заявка арендатора, выдача управляющей, гашение.

• Выдать: открыть заявку → внести номер пластика → карта «выдана».
• Погасить: причина — увольнение, окончание договора, выезд арендатора, утрата.
• Удалить можно только заявку, поданную по ошибке.
• Отчёт с остатком лимита стоит над списком: превышение — разговор о договоре.

Выданная карта уезжает во внешнюю систему контроля доступа, если она подключена к объекту; погашенная гаснет там же.

5.8. Допуски подрядчиков

Раздел «Допуски». По каждому допуску:

• подпись согласующего — от управляющей организации и от инженерной службы; обе подписи одним человеком поставить нельзя;
• отказ с причиной;
• отметка инструктажа по технике безопасности;
• закрытие работ и отзыв — оба гасят карты бригады.

Карты бригаде выписываются, когда сошлись согласование и инструктаж: отметка инструктажа запускает выдачу, если согласование уже прошло, и наоборот.

5.9. Обработка заявок

1. Раздел «Заявки» — все заявки объекта с фильтром по статусу, теме и просроченным.
2. Открыть заявку → «Принять в работу» (состояние «принята»).
3. Назначить исполнителя и срок выполнения. Ручной срок переопределяет норматив темы.
4. При необходимости назначить заявку на подрядчика из справочника объекта. Подрядчику направляется ссылка на эту заявку: по ней он читает описание и адрес, добавляет комментарии с фотографиями и переводит заявку в «в работе» и «выполнена». Учётная запись подрядчику не требуется. Ссылка действует ограниченное время; повторное назначение выдаёт новую и прекращает действие прежней.
5. Комментировать, прикладывать фотографии, переводить в «в работе» и «выполнена».
6. По платной теме составляется смета: позиции и итог, часть которых подставляется из базовой цены темы. Арендатор её принимает или отклоняет; принятая смета отдельным действием переносится в счёт.
7. Кнопка выгрузки формирует файл CSV для работы в табличном редакторе.

Нормативы задаются на теме заявки (раздел 5.14): срок реакции — до принятия в работу, срок устранения — до выполнения. Считаются они в рабочих часах объекта по его календарю. Заявка, закрытая позже норматива, остаётся отмеченной как нарушившая его, даже когда перестаёт числиться просроченной: это факт, по которому разбирают претензию по договору.

5.10. Регламентное обслуживание

Раздел «Регламенты» ведёт график планового обслуживания — лифты, вентиляция, пожарная система, кровля.

1. Создать регламент: название, обслуживаемый объект (помещение либо зона общей территории), тема заявки, периодичность (раз в месяц, квартал, полгода, год либо свой период в днях), дата ближайшего выполнения. При необходимости указываются подрядчик, ответственный и перечень работ.
2. В назначенный день система создаёт заявку по регламенту автоматически.
3. Срок такой заявки — дата следующего выполнения по графику. Регламент, заявка по которому не выполнена к этому сроку, отмечается в списке отдельно.
4. Отметка выполнения закрывает заявку и требует указать, что сделано.
5. Вкладка «Календарь» показывает выполненные и предстоящие работы месяца; кнопка выгрузки формирует файл CSV за показанный месяц.

Регламент, по которому уже создавались заявки, удалить нельзя — его исключают из графика отметкой неактивности.

5.11. Объявления

Раздел «Объявления» → «Создать»: заголовок, текст, тег (новость, объявление, отчёт), изображение, вложение в формате PDF, признак закрепления вверху ленты.

Адресат. Объявление адресуется всему объекту, зданиям, этажам, перечисленным помещениям или перечисленным организациям. «Завтра отключение воды в башне А» читает башня А, а не всё здание.

Вид и окно. Обычное объявление, отключение, работы или режим работы в праздники. У отключения и работ указывается окно «с — по»; после него объявление уходит из ленты арендатора, а модератор видит его с пометкой «прошло».

Под подпись. Признак «требует подтверждения прочтения» добавляет к объявлению кнопку «Прочитал» у адресата. Отчёт по объявлению показывает, кто прочитал, а кто нет; непрочитавшим отправляется напоминание — кнопкой, когда это решит модератор. Отметка ставится один раз, под подписью стоит дата первого нажатия.

5.12. Счета, поступления и дебиторка

Загрузить начисления:

1. Раздел «Счета» → выбрать плательщика → «Загрузить счёт»: расчётный период, файл PDF, сумма начисления. К начислению прикладываются документы комплекта — акт, счёт-фактура.
2. Массовая загрузка — архив ZIP с квитанциями и описью в формате CSV.

Вести поступления: вкладка «Поступления» → «Внести платёж»: плательщик, дата, сумма, при необходимости — расчётный период. Задолженность пересчитывается автоматически: платёж с периодом относится на него, платёж без периода гасит долги от старых к новым, остаток учитывается как аванс.

Дебиторка. Отдельный экран объекта: должники строками, сумма долга и его возраст тремя корзинами — до 30 дней, от 30 до 90, свыше 90. Отчёт бывает накопительным и за период, выгружается в CSV. Строка отчёта — плательщик, то есть организация; между её офисами долг не раскладывается: доли в договоре аренды нет.

Акт сверки за диапазон месяцев: сальдо на начало, обороты, сальдо на конец. Печатается из браузера и выгружается в CSV. Строка датируется событием: у начисления — днём, когда его выставили, у поступления — днём, когда пришли деньги.

Реквизиты получателя платежа задаются в настройках объекта; номер договора приходит из договора аренды.

5.13. Парковка

Раздел «Парковка» — реестр машиномест объекта.

1. Завести место: номер, зона, тип. Фишки над списком показывают, сколько мест свободно, занято и выведено из обращения; главная цифра — «свободно».
2. Закрепить место: за организацией (по договору) или именным абонементом за конкретным сотрудником, с госномером и сроком. Срок закрепления за организацией сверяется со сроком её договора.
3. Продлить или сменить госномер можно, сменить держателя — нельзя: это другое закрепление, а не правка этого, иначе история места потеряет ответ, за кем оно было.
4. Снять закрепление: запись остаётся в истории места.
5. Место, которое не используется, выводится из обращения, а не удаляется: закрепить его нельзя, и абонемент по нему шлагбаум не откроет. Удалить можно только место без истории.

Гостевая квота арендатора задаётся на его договоре аренды и расходуется пропусками на автомобиль.

5.14. Пропускной режим: посты, охрана, списки

Раздел «Охрана» и вкладка «Доступ» в настройках объекта:

Посты охраны (КПП). Название, как его называют в рации («Лобби А», «Рампа», «Северный въезд»), вид — автомобильный, пеший или грузовой, — и здание. Закрытый пост выключают, а не удаляют: за ним остаётся журнал проездов.

Охранники. Создание охранника → выдаётся код доступа из 16 символов. Код показывается один раз — его нужно сразу передать сотруднику. Если код утерян, он перевыпускается (старый перестаёт действовать). Охраннику назначаются посты, за которыми он стоит; не назначено ни одного — он видит все посты объекта.

Списки доступа. Белый список — постоянно допущенные автомобили и лица; чёрный — нежелательные. Запись создаётся по государственному регистрационному знаку либо по имени, действует один год и продлевается кнопкой.

Оборудование КПП. Выпуск и отзыв токенов для контроллера шлагбаума, журнал проездов с указанием направления, способа проверки и результата. Контроллер проверяет пропуска и абонементы сам, обращаясь к сервису по программному интерфейсу.

5.15. Настройки объекта

Вкладка «Объект»:

• темы заявок — справочник объекта: название, порядок показа, нормативы реакции и устранения, признак платной темы и базовая цена;
• зоны общей территории — лобби, паркинг, кровля, инженерные помещения;
• подрядчики — наименование, темы, которые организация закрывает, контактное лицо, телефон и адрес электронной почты для наряда;
• рабочий календарь — рабочие дни недели, границы рабочих суток и нерабочие даты объекта; по нему считаются нормативы заявок;
• чек-лист приёмки помещения;
• брендирование: логотип, отображаемое наименование, акцентный цвет.

Вкладка «Оплата» — реквизиты получателя платежа (наименование, ИНН, КПП, расчётный счёт, банк, БИК, корреспондентский счёт, назначение платежа).

Вкладка «Доступ» — посты охраны, токены контроллера шлагбаума и журнал проездов.

Вкладка «Сотрудники» — состав управляющей организации на объекте: приглашение сотрудника с выбором роли (модератор, ресепшн, инженерная служба), смена роли, снятие и отзыв приглашения. Свою строку изменить нельзя.

5.16. Обмен с бухгалтерской системой

«Настройки объекта» → «Интеграции»: выпуск токена для обмена с бухгалтерской системой. Токен показывается один раз. Через него бухгалтерская система забирает показания приборов учёта и передаёт начисления и реестр оплат. Сопоставление идёт по номеру договора.

5.17. Показания приборов учёта

Если на объекте заведены приборы учёта, показания передаёт администратор организации, а модератор и инженерная служба видят их по всему объекту, исправляют ошибочное значение и выгружают за период в файл CSV. Приборы заводит модератор: тип, серийный номер, срок очередной поверки.

6. Ресепшн и инженерная служба

Две узкие роли управляющей организации. Обе работают на объекте, но каждая — со своей частью.

Ресепшн работает с людьми на входе:

Инженерная служба работает со зданием:

Денег, договоров, состава сотрудников и настроек объекта у обеих ролей нет намеренно: сроки, цены и обязательства перед арендатором — предмет договора, и ведёт их модератор.

Роль назначается в настройках объекта, вкладка «Сотрудники» (раздел 5.15). На жилом объекте этих ролей не бывает.

7. Охранник

Рабочее место охранника рассчитано на телефон или планшет на посту.

Разделы: Пропуска, Профиль.

7.1. Вход

Ввести код доступа из 16 символов, выданный модератором. Охранник привязан к своему объекту и видит только его записи. На экране очереди выбирается пост, за которым стоит смена; выбор запоминается на устройстве.

7.2. Очередь дня

Визиты и заезды транспорта идут одной лентой: посту неважно, кто едет — гость или грузовик, важно, кого сегодня ждать. Поиск — по фамилии и государственному регистрационному знаку; написание знака латиницей и кириллицей, а также пробелы значения не имеют.

Действие в строке одно и всегда следующее по состоянию: ждём — «Пришёл», пришёл — «Ушёл». Приход визита закрывает вопрос поста; подтверждает встречу принимающий у себя.

Заезд закрывается отметкой о выезде машины.

7.3. Пропуска и карты

• Сканирование QR-кода. Кнопка «Сканировать» → навести камеру на код гостя.
• Поиск по государственному регистрационному знаку, фамилии или помещению.
• На карточке пропуска видны тип, кто оформил, помещение, период действия и текущее состояние. Кнопки «Впустить» и «Выпустить» отмечают въезд и выезд.
• Карта сотрудника арендатора и карта бригады подрядчика проверяются оборудованием объекта; допуск подрядчика пост видит как основание для прохода бригады.

7.4. Списки доступа

• Белый список. Если автомобиль или человек в белом списке, разовый пропуск не нужен: на карточке записи есть кнопка «Проезд», она фиксирует проезд в журнале.
• Чёрный список. При совпадении показывается заметное предупреждение. Решение о проходе принимает пост охраны.

Охранник может добавить запись в любой из списков — это штатное право поста.

8. Администратор (SUPER_ADMIN)

Внутренняя роль правообладателя. Раздел — «Администрирование». Функции те же, что и на жилых объектах (05-user-guide.md, раздел 7): список объектов, создание объекта с указанием типа, подключение модулей, назначение модераторов, управление подпиской, удаление объекта, выгрузка всех данных объекта для передачи управляющей организации и журнал действий.

Тип объекта, выбранный при его создании, определяет словарь («офис», «арендатор», «сотрудник»), состав модулей по умолчанию, набор тем заявок и зон, а также то, какие роли управляющей на объекте бывают.

9. Матрица прав

Обозначения: «+» — разрешено, «—» — недоступно.

Большинство действий требует действующей подписки объекта. При истёкшей подписке или приостановке объекта показывается информационная страница, данные при этом сохраняются.